Le Guide du Gestionnaire de Propriété pour le Vin dans Plusieurs Résidences
Une famille ayant une villa sur la côte, un chalet pour l'hiver, un appartement en ville et peut-être un yacht ne boit pas de quatre façons différentes. Le propriétaire apprécie le même champagne à Courchevel qu'à Cap Ferrat, et s'en aperçoit quand ce n'est pas le cas. Maintenir cette cohérence dans plusieurs résidences revient au gestionnaire de propriété, au gestionnaire du domaine, à l'assistant personnel ou au family office. Voici comment nous voyons cela bien exécuté.
Une liste, plusieurs résidences
Commencez par une liste unique de ce que la famille boit : le champagne de la maison, les rouges et blancs que le propriétaire demande par nom, le bar, et les bouteilles conservées pour les occasions. Chaque résidence conserve alors sa part de cette liste, dimensionnée selon la durée du séjour de la famille. La liste est la constante ; les quantités évoluent avec le calendrier.
Tenez un seul registre, pas quatre
Quel que soit l'outil utilisé, le registre doit indiquer, pour chaque résidence, ce qui s'y trouve, à quel coût, et quand cela devrait être consommé. La plupart des problèmes que nous sommes appelés à résoudre commencent par une cave que personne n'a inventoriée depuis la saison dernière. Un inventaire au début et à la fin de chaque séjour prend une demi-heure et évite une commande d'urgence en plein séjour.
Décidez ce qui voyage et ce qui reste
Les vins courants et le bar sont moins chers et plus simples à approvisionner localement dans chaque résidence. Les bouteilles spéciales sont différentes : elles sont souvent mieux conservées en un seul endroit, dans un stockage approprié, et envoyées à la résidence où se trouve la famille quand elles sont demandées. Transporter du vin fin dans le coffre d'une voiture en août, c'est comment il s'abîme.
Commandez avant les arrivées
Le calendrier vous indique quand chaque résidence ouvre. Passez la commande pour chaque ouverture une ou deux semaines à l'avance, avec la date d'arrivée et le nom de la personne qui la recevra à la propriété, pour qu'elle soit en place avant l'arrivée de la famille. Nous planifions la livraison autour de cette date : sur la Côte d'Azur, notre propre équipe la livre, et ailleurs en UE nous livrons par DHL ou, pour une commande de grande valeur, notre propre équipe la livre.
Tenez la paperasse en ordre
La plupart des familles veulent un seul fournisseur, un seul compte et des factures qui vont au bon endroit : le family office, la société de gestion ou le propriétaire directement. Demandez des factures détaillées par résidence, pour que les frais de fonctionnement de chaque propriété soient clairs, et un compte qui se souvient de la liste pour qu'une récommande soit un court message plutôt qu'une nouvelle conversation.
Hors saison
Une résidence fermée est un risque pour sa cave. Avant la fermeture, transférez les bouteilles importantes dans un stockage professionnel ou assurez-vous que la cave est surveillée, et laissez la résidence avec le stock courant dont elle aura besoin la première nuit du prochain séjour.
Comment nous vous aidons
Nous travaillons avec des gestionnaires de propriété, des assistants personnels et des family offices dans les résidences et bateaux des familles qu'ils gèrent : un compte, une liste, livraison à chaque résidence avant l'arrivée de la famille, et factures à la personne que vous désignez. Consultez approvisionnement en vin pour family offices et domaines privés, vin pour villas et chalets et livraison de vin aux villas et maisons de vacances en Europe.
